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[检验科设备]实验室设备文件如何完善?

作者:慕青      发布时间:2021-04-11      浏览量:2
为了加强分析仪器设备的文件管理,根据科学

为了加强分析仪器设备的文件管理,根据科学仪器设备的文件制作规范的要求,根据公司的实际情况制定以下管理方法。

一、管理要求和管理责任

1、科研设备建设工作应纳入单位日常管理工作,与科研设备规划管理、采购供应和运行维护等管理工作同步进行。

2、科学研究仪器设备文件应当真实、完全反映科学研究仪器设备的购置、检查、运行、管理、修理、改造等全过程。

3、单位分管领导责任:定期检查和研究保证单位科研仪器设备建设和所需的工作条件,定期检查研究解决仪器设备建设及其文件管理工作中的实际问题。

4、设备管理部门责任:责任组织科研仪器设备从调查立项到废弃前的所有文件和技术资料的收集、整理、立案、按期运行维护、年度报告等跟踪资料及时备案。

二、备案原则与备案标准

1、单位所有科研仪器设备应按照国家有关资产管理要求建立严格的会计管理制度,确保会计一致。

2、直接用于从事科研活动的仪器设备,其中标准设备单台(套)价值在人民币万元以上的必须备案。

三、备案范围

(一)科研设备采购阶段

1、科研设备选型论证资料(可行性研究报告等)

2、科研设备采购请购

3、购买科研设备的批准文件

4、机电设备进出口功能部门的批准文件或复印件

机电设备进口登记表

b、进口许可证

最终用户和用途说明

5、对外贸易商务合同合同(对外贸易合同)

a.报价和合同附件

b.技术p>c.商务技术谈判备忘录。

6.进口科研设备申请海关减免税文件

7.海关批准进口货物(科学教育用品)海关减免税证明

8.海关报关单

9.进口设备空运单、海关提单、运输保险单。

(2)科研仪器设备检验阶段

1.设备到达装箱发票、开箱检验记录和破损记录(照片)

2.设备使用说明、安装手册、操作手册、质量保证书、合格证书、随机技术资料

3.商检局检验结果书、进口商品检验申请书等

4.进口商品质量保证期内的故障报告书

5.商检局发行质量、数量证明书

3.进口商品对外索赔、修、更换货物出口报告书的

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(3)科研设备使用运行阶段

1.科研设备随机技术资料文件目录

2.科研设备操作规程

3.科研设备使用管理规定

4.科研设备使用修理计划

5.科研设备故障修理更换部件记录报告

6.科研设备定期检查、检查(标定)记录。

四、文件建设和整理要求

1、从设备购买到设备检查(设备到质量保证期限)过程中的管理文件和技术文件,由设备管理部门收集、积累(科研设备使用部门形成的相关文件资料并入设备管理部门),整理、卷绕后归档。

2、设备管理部门负责设备随机文件资料和设备开箱、调整检查、使用记录等文字资料的收集、积累、整理登记。大中型设备的开箱验收必须由设备管理人员参加,监督、检查、指导设备文字材料和技术材料的清点、检查。

3、设备使用部门应认真形成设备到达前后、运行的文字材料、积累和备案。整理和归档设备技术材料,动态跟踪和管理未来设备的使用、维护和改造。及时提交相关记录补充文件,确保设备文件完整、系统、准确。

4、设备文字资料必须用规定的写作工具填写,文字整齐,图案清晰。

5、设备文字材料备案保存时原则上应为原件。重要和常用的文件资料应适当复印。

6、设备文件由设备管理部门实施初步立案原则。设备验收完成和进口设备索赔到期后,理财部门的专业(兼职)人员应及时整理成型设备的所有文件资料。

7、将购买设备的文件和管理文件放入第一卷,其馀设备的技术文件资料根据设备的工作程序和重要性,按系统排列。卷内的文件材料应按文字材料前、图表后的顺序排列。

8、设备文件材料采用卷箱保管形式,图件按卷箱规格重叠为手风琴式。引进设备文件的材料可以包装箱子,也可以根据自然状态保管。

9、按卷管理的设备文件组卷后,必须编写页数。有文字的页面都是一页,每个页数从1开始编写,页数位置在非装订线一侧的上角。对于按件管理的设备文件,每个文件都必须安装软卷,并逐个仔细填写和添加卷内的顺序编号。对于没有装订文件盒的文件,在每个文件的右上角盖上文件号码和文件号码的印章,并逐个填写内容。

10、填写文件目录和准备表。备案的文件应填写文件目录。卷内目录可印刷或使用规定书写工具正楷填写,字迹清晰,页面清洁,不得涂抹。

文件准备表中应注明文件图纸和文件资料的总页数,并说明文件资料的完整性、准确性、破损性和不足。文件内的图纸和文字资料需要变更、修改时,文件管理者立即在考试表上注明。

11、设备文件材料中的非纸质载体材料应备案,必要时可借用,备案时应放置特殊载体文件的柜台保管,按要求标明参照号码。

12、设备文件保管期的确定原则:设备文件资料的价值存在于设备的构成部分,其保管期与设备共存。

五、设备档案的管理与借用

1、设备管理部门和课题组应随时收集设备在使用和运行中形成的档案和工作记录,并根据设备管理情况补充档案。

2、备案的设备文件一般不允许变更。如果确实需要变更,技术人员必须提出变更内容和理由,填写变更申请书,经设备使用部门的负责人和设备管理部门批准后再进行变更。

3、设备文件资料未归档前,一般不借用。设备文件一般只允许设备使用者借用的非使用者因工作需要借用相关文件,必须经设备管理部门同意在所在地阅览。

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